"Kaikki tulee tehdä mahdollisimman yksinkertaiseksi. Mutta ei yksinkertaisempaa." Albert Einstein Jokaisella organisaatiolla on oma raportointisyklinsä, joillakin jopa useita. Toiset kirjoittavat vuosi- ja neljännesvuosiraportteja, toiset puolivuosittain, koulutusjärjestelmään liittyvät pitävät lähtökohtana lukuvuoden alkua... Monissa organisaatioissa on myös ääneen lausumaton sääntö, että osavuosikatsaus tulee toimittaa ennen lomalle menossa, kuinka olla pilaamatta mielialaa ennen lomaa "avaamalla" sinulle tuntemattomina kadonneita tapauksia - vastaus tähän kysymykseen ei riipu kaunopuheisuudesta, vaan työprosessin järjestämisestä menetelmät työprosessin organisoimiseksi optimaalisesti, jotka estävät toistaiseksi lykättyjen tapausten kertymisen ja kiiretöiden syntymisen. Näin ollen nämä menetelmät vahvistavat koko tiimin positiivista ilmapiiriä jokaisen yksittäisen työntekijän hyvin koordinoidulla systemaattisella työllä. Viisivaiheinen työprosessin organisointimenetelmä on helppo toteuttaa ja samalla tehokas. Muista ehdoista huolimatta tehtävän suorittamiseksi on suoritettava viisi vaihetta. Me (1) keräämme "tavaraa", joka häiritsee huomiomme; (2) selventää, mitä nämä asiat ovat ja kuinka käsitellä niitä; ja (3) selvittää tulokset, joita (4) pidämme ohjeina (5) toimintaan. Viiden vaiheen erottaminen koko päivän ajan on erittäin hyödyllistä ja ehkä välttämätöntä. Joskus haluat vain kerätä tietoja etkä tehdä päätöksiä, joskus haluat lajitella kokouksen muistiinpanoja. Tai palattuasi pitkältä matkalta sinun on jaettava ja järjestettävä kaikki, mitä tielle on kertynyt. Joskus haluat tehdä täydellisen arvion tulevasta työstä tai jostain sen osasta. Ja tietysti paljon aikaa kuluu edessä olevien tehtävien suorittamiseen Syynä epäonnistumiseen itseorganisaation alalla on jatkuvat yritykset suorittaa kaikki viisi vaihetta samanaikaisesti. Monet ihmiset, kun he istuvat kynän ja paperin kanssa "tekemään luettelon", yrittävät välittömästi priorisoida tärkeimmät asiat eivätkä ajattele ollenkaan, mitä niiden suorittamiseksi on tehtävä. Mutta jos et päätä, miten järjestää yritysjuhlat vain siksi, että se "ei ole niin tärkeää", yritysjuhlasta tulee avoin kysymys, joka vie sinulta energian, jota tarvitset keskittyäksesi tehokkaasti asioihin, joilla on todella merkitystä. Ensimmäisessä vaiheessa, jotta vältytään "aukkojen syntymiseltä", sinun on kerättävä kaikki asiat, jotka näyttävät sinusta keskeneräisiltä - kaikki toimiva ja henkilökohtainen, iso ja pieni, kiireellinen ja ei niin kiireellinen - kaikki, mitä mielipiteesi on alttiina muutoksiin ja jossain tunnet sisäisen sitoutumisen muutokseen millä tahansa tasolla. Strategiset ideat ovat kadonneet kasaan työpöydälläsi, vanhat lehdet sohvapöydällä - kaikki tämä kuuluu tähän "tavaraan". . Kun liität johonkin tehtävään "olisi kiva", "pitäisi tehdä" tai "täytyy tehdä", siitä tulee keskeneräistä työtä. Esimerkiksi päätös siitä, aiotko tehdä jotain vai et, on jo "epätäydellinen". Tämä sisältää myös kaikki "minä teen tämän", kun olet jo päättänyt tehdä jotain, mutta et ole vielä nostanut sormeasi sen puolesta; Tämä sisältää kaikki tehtävät, joiden tila on käynnissä, ja jopa ne tehtävät, jotka olet jo suorittanut, mutta et ole vielä päättänyt, että olet tehnyt ne, jotta voit hallita "avoimia asioita" oikein jonkinlaiseen väliaikaiseen "konttiin", kunnes sinulla on vapaa minuutti päättää mitä teet niille. Nämä säiliöt on kuitenkin tyhjennettävä säännöllisesti, jotta ne pysyvät käyttökelpoisina tiedonkeruutyökaluina.