MITEN TEHDÄ KAIKKI TAI TEHOKAS AIKASUUNNITTELU Kuinka usein sinulla ei ole tarpeeksi aikaa työtehtävien suorittamiseen? Ja miksi ajanhallinta on edelleen niin vaikea tehtävä? Yleisin este, jonka kohtaamme suunnittelussa, on ajan havainnointi. Siksi aivan ensimmäinen askel kohti ajanhallinnan taidon hallintaa on tarkastella kriittisesti aikaasi toimii eduksesi? Jatka seuraavat väittämät mahdollisimman yksityiskohtaisesti: Vaikka olen kuinka kiireinen, löydän aikaa tehdäkseni __________________________ Tiedän tarkalleen, kuinka paljon aikaa minun on tehtävä_____________________ Pääsen aina töihin __________________________________ viipymättä En koskaan myöhästy __________________________________________________ Olen aina kiireinen välillä _______________________________ Minun on helpompi noudattaa määräaikoja, kun _______________________________ Asioita, joita voin helposti delegoida muille______________________________Tarkista nyt vastauksesi ja päätä, mitä uusia asioita voit oppia itsestäsi. Kysy itseltäsi, miksi olet hyvä näissä tehtävissä. Miksi tämä toimii? Teetkö tiettyjä asioita, koska pidät niistä? Tai siksi, että käsittelet niitä menestyksekkäästi? Annatko periksi ulkoiselle paineelle ("Jos en tee tätä, minut irtisanotaan, joten käsittelen sitä aina") tai sisäisille asenteille ("Jos en tee tätä, en ole tyytyväinen itse")? Kysy itseltäsi, mikä motivoi sinua suorittamaan nämä tehtävät. Meillä kaikilla on esteitä, jotka estävät meitä hallitsemasta aikaamme tehokkaasti. Siksi on tärkeää tietää, mikä johtaa sen tarkoituksettomaan tuhlaukseen. Ehkä luettelo tärkeimmistä ajanhukkaamisen lähteistä auttaa sinua määrittämään aikavarat Harjoitus 2. Ajanhukkaamisen lähteet Järjestä ajanhukkaa sinulle tärkeysjärjestykseen. Turhat puhelut: Sosiaaliset verkostot, keskustelut, pelit. Huonosti järjestetty tiedonvaihto yksiköiden välillä Muut virheiden korjaaminen. Huonosti järjestetty ja koordinoimaton toimistobyrokratia, kysy itseltäsi seuraava kysymys ?” Voit tehdä tämän harjoituksen vapaassa muodossa tai käyttää alla olevia keskeneräisiä lauseita. Harjoitus 3. Mikä ei toimi? Jatka seuraavilla väitteillä. Anna mahdollisimman paljon esimerkkejä minulla ei ole koskaan aikaa _____________________________________ Käytän liikaa aikaa ______________________________________ Minulla ei ole selkeästi määriteltyjä tavoitteita ______________________ Olen halukas ja kykenevä opiskelemaan koko päivän _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ aina lykätä aloittamista ________________________________________ Olen usein myöhässä _____________________________________________________ Vastaukset harjoitukseen "Mikä ei toimi?" tulee sinulle luettelo siitä, mitä sinun on korjattava. Palaa tähän luetteloon usein selvittääksesi, kuinka pitkälle olet saavuttanut tavoitteesi. Joskus suoriudut joissakin tehtävissä huonommin kuin toisissa, ei siksi, että sinulla olisi taitoja, vaan henkilökohtaisten mieltymysten ja erityisten olosuhteiden vuoksi, joissa sinun on suoriuduttava. näitä tehtäviä. Ymmärrätpä sen tai et, meillä kaikilla on tiettyjä mieltymyksiä sen suhteen, milloin ja miten eri tehtävät suoritetaan.tai yritystä. Kun kiinnitämme huomiota mieltymyksiimme, on paljon helpompi toteuttaa se, mitä suunnittelemme. Harjoitus 4: Omat mieltymyksesi ajanhallintaprosessissa Kirjoita paperille seuraava luettelo vaihtoehdoista ja merkitse se, mitä haluat mieluummin: Työskentele muista itsenäisesti Työskentele yhdessä ryhmässä Keskity lyhyisiin aikoihin Keskity pitkiin aikoihin Keskity yhteen asiaan kerralla Monitoimi (tee useita asioita samanaikaisesti) Kiireinen työaikataulu Hidas ja helppo aikataulu Suunnitelmat ja ennustettavuus Odottamattomuus ja spontaanisuus Tiukat määräajat Pitkä aika tehtävän suorittamiseen. Kestää kauan miettiä tehtävän suorittamista Tee nopeita päätöksiä Näihin kysymyksiin ei ole oikeaa tai väärää vastausta. Tärkeää on, että vastauksesi voivat auttaa sinua ymmärtämään paremmin syitä siihen, mikä toimii ja mikä ei toimi sinulle. Nämä tiedot auttavat sinua suunnittelemaan sinulle sopivimman ja tehokkaimman aikataulun työtehtävien suorittamiselle. Suunnittelumenetelmät Aikasuunnittelumenetelmiä on monia. Ensinnäkin ehdotan, että harkitset yleisimpiä niistä: · Yksinkertainen suunnittelumenetelmä. Kaikki tehtävät kirjataan päiväkirjaan tai järjestäjälle niiden saapuessa. Tehtävät suunnitellaan yleensä sarakkeessa ja numeroidaan · Prioriteetin ajoitusmenetelmä. Tämä menetelmä on hyvin samanlainen kuin edellinen. Erona on, että asiat luokitellaan tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan · "Kuusi tehtävää" -menetelmä. Kaikki lähitulevaisuudessa tehtävät asiat kirjoitetaan ylös. Näistä valitaan 6 tärkeintä, jotka on tehtävä huomenna. Numeroi tehtäväsi tärkeysjärjestykseen ja kirjoita ne päiväkirjaasi. Aloita aamulla asiat tärkeysjärjestyksessä · D. Eisenhowerin menetelmä. Tärkeysasteen ja kiireellisyyden mukaan tehtävät on ryhmitelty neljään päälohkoon: A, B, C, D. Tehtävät A - kiireelliset/tärkeät tehtävät B - kiireelliset/ei tärkeät tehtävät C - ei kiireelliset/tärkeät tehtävät D - ei kiireelliset tehtävät /ei tärkeää . V. Kiireelliset ja tärkeät tehtävät on suoritettava ensin itsenäisesti. Heitä ei koskaan delegoida muille ihmisille.B. Kiireellisiä ja merkityksettömiä tehtäviä. Jos tämä ei ole niin tärkeää, mutta se on silti suoritettava erittäin kiireellisesti, nämä tehtävät voidaan delegoida jollekin kollegoistasi.C. Ei kiireellinen tai tärkeä. Koska asia ei ole kovin kiireellinen, asiat jäävät usein syrjään tietyksi ajaksi, koska... saatat olla kiireinen muiden tärkeiden, kiireellisempien ja vähemmän tärkeiden tehtävien parissa. Vaarana on, että näistä tehtävistä tulee yhtäkkiä erittäin kiireellisiä. Suorita kaikki tehtävät ajallaan ilman, että ei-kiireellisistä tehtävistä tulee kiireellisiä.D. Ei kiireellinen tai tärkeä. Monet meistä valittavat, ettei meillä ole tarpeeksi aikaa, mutta vietämme kuitenkin paljon aikaa juuri näiden asioiden tekemiseen. Jos sinun on todella tehtävä niitä, käytä niihin mahdollisimman vähän aikaa · 80/20-periaate tai "Pareto-sääntö". On todettu, että kategorian I tehtävät tuottavat 80 % tuloksesta 20 %:lla panostuksesta (käytetystä ajasta) ja kategorian II tehtävistä 20 % onnistumisesta (tuloksista) 80 %:lla käytetystä ajasta. Käytännön suosituksia tehokkaaseen ajansuunnitteluun: 1. Ymmärrä, että ajanhallinta ei ole myytti. Olitpa kuinka järjestäytynyt tahansa, vuorokaudessa on 24 tuntia. Ajan kuluminen ei muutu. Voimme vain organisoida itsemme siten, että voimme käyttää käytettävissämme olevan ajan tehokkaasti. 2. Selvitä, mihin tuhlaat aikaasi. Monet meistä eivät huomaa "ajan tuhlaamisen lähteitä". Katso ja muodosta todellinen kuvasi ajankäytöstä. Tämä on ensimmäinen askel kohti tehokasta suunnittelua.3. Tee suunnitelma työpäivällesi. Suunnittele seuraavan päivän aktiviteetit edellisenä iltana. Tarkista luettelosi ennen kuin aloitat päiväsi. Luettelon tulee olla yleinen ja sijoitettava yhdelle arkille, ei.