COMMENT TOUT FAIRE OU UNE PLANIFICATION EFFICACE DU TEMPS À quelle fréquence n'avez-vous pas assez de temps pour accomplir vos tâches de travail ? Et pourquoi la gestion du temps reste-t-elle une tâche si difficile ? L’obstacle le plus courant auquel nous sommes confrontés lors de la planification est la perception du temps. Par conséquent, la toute première étape vers la maîtrise de l'art de la gestion du temps est d'examiner de manière critique la façon dont vous percevez et gérez votre temps, je suggère de faire cet exercice en utilisant la méthode des phrases ouvertes. Exercice 1. Quoi. joue en votre faveur ? Continuez les affirmations suivantes avec le plus de détails possible : Peu importe à quel point je suis occupé, je trouve le temps de faire _________________________ Je sais exactement combien de temps il me faut pour faire____________________ Je parviens toujours à travailler sur __________________________ sans délai Je ne suis jamais en retard pour __________________________________________ Je suis toujours occupé entre ___________________________ Il m'est plus facile de respecter les délais lorsque je ___________________________ Choses que je délègue facilement à d'autres _________________________Maintenant, examinez vos réponses et déterminez les nouvelles choses que vous pouvez apprendre sur vous-même. Demandez-vous pourquoi vous êtes bon dans ces tâches. Pourquoi est-ce que ça marche ? Faites-vous certaines choses parce que vous les aimez ? Ou parce que vous les gérez avec succès ? Cédez-vous à des pressions externes (« Si je ne fais pas cela, je serai viré, donc je m'en occupe toujours ») ou à des attitudes internes (« Si je ne fais pas cela, je ne serai pas content de moi-même")? Demandez-vous ce qui vous motive à accomplir ces tâches. Nous rencontrons tous des obstacles qui nous empêchent de gérer efficacement notre temps. Il est donc important de savoir ce qui conduit à ce gaspillage inutile. Peut-être qu'une liste des principales sources de perte de temps vous aidera à déterminer les réserves de temps Exercice 2. Sources de perte de temps Classez les sources de perte de temps par ordre d'importance pour vous. Appels téléphoniques inutiles.Internet : réseaux sociaux, chats, forums, jeux.Manque de priorités dans les tâches.Échange d'informations mal organisé.Problèmes techniques avec l'ordinateur ou les programmes de travail. d'autres. Correction d'erreurs qui auraient pu être évitées. Indécision. Réunions mal organisées. Encombrement du bureau. Maintenant que vous avez vu quels facteurs peuvent vous faire perdre du temps. ?" Vous pouvez faire cet exercice sous forme libre ou utiliser les phrases inachevées ci-dessous. Exercice 3. Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Continuez avec les déclarations suivantes. Donnez autant d’exemples que possible. Je n’ai jamais le temps de _________________________________ Je passe trop de temps sur _________________________________ Je n’ai pas d’objectifs clairement définis pour ______________________ Je suis disposé et capable d’étudier toute la journée _________________________________ Je sous-estime toujours le temps qu’il faut pour _______________________ Je je retarde toujours le départ _________________________________ Je suis souvent en retard ________________________________________________ Réponses à l'exercice « Qu'est-ce qui ne marche pas ? deviendra une liste pour vous de ce que vous devez corriger. Référez-vous souvent à cette liste pour déterminer jusqu'où vous avez progressé vers la réalisation de vos objectifs. Parfois, vous accomplissez moins bien certaines tâches que d'autres, non pas parce que vous manquez de compétences, mais à cause de préférences personnelles et de conditions spécifiques dans lesquelles vous devez effectuer. ces tâches. Que vous le réalisiez ou non, nous avons tous certaines préférences quant au moment et à la manière d’effectuer différentes tâches.ou une entreprise. Lorsque nous prêtons attention à nos préférences, il devient beaucoup plus facile de réaliser ce que nous planifions. Exercice 4 : Vos préférences dans le processus de planification du temps Écrivez la liste d'alternatives suivante sur une feuille de papier et marquez ce que vous préférez. préférez : Travailler indépendamment des autres Travailler en collaboration en équipe Se concentrer sur de courtes périodes Se concentrer pendant de longues périodes Se concentrer sur une chose à la fois Multitâche (faire plusieurs choses en même temps) Horaire de travail chargé Horaire lent et facile Plans et prévisibilité Surprise et spontanéité Des délais serrés Il faut beaucoup de temps pour accomplir une tâche Prendre beaucoup de temps pour réfléchir à l'achèvement d'une tâche Prendre des décisions rapides Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise réponse à ces questions. L'important est que vos réponses puissent vous aider à mieux comprendre les raisons de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas pour vous. Ces informations vous aideront à planifier un calendrier d'exécution des tâches de travail qui sera le plus acceptable et le plus efficace pour vous. Méthodes de planification Il existe de nombreuses méthodes de planification du temps. Tout d'abord, je vous suggère de considérer les plus courantes d'entre elles : · Méthode de planification simple. Toutes les choses qui doivent être faites sont enregistrées dans un journal ou un organisateur au fur et à mesure de leur arrivée. Les tâches sont généralement planifiées dans une colonne et numérotées. · Méthode de planification prioritaire. Cette méthode est très similaire à la précédente. La différence est que les choses sont classées par importance et urgence. · La méthode des « six tâches ». Toutes les choses qui doivent être faites dans un avenir proche sont écrites. Parmi ceux-ci, sont sélectionnés les 6 plus importants qui doivent être réalisés demain. Numérotez vos tâches par ordre décroissant d’importance et notez-les dans votre agenda. Le matin, commencez à faire les choses par ordre d'importance. · Méthode de D. Eisenhower. En fonction du degré d'importance et d'urgence, les tâches sont regroupées en quatre blocs principaux : A, B, C, D. Tâches A - urgentes/importantes Tâches B - urgentes/pas importantes Tâches C - non urgentes/importantes Tâches D - non urgentes /pas important . A. Les tâches urgentes et importantes doivent être accomplies en premier et de manière indépendante. Ils ne sont jamais délégués à d'autres personnes.B. Tâches urgentes et sans importance. Si ce n'est pas si important, mais doit quand même être réalisé de toute urgence, ces tâches peuvent être déléguées à l'un de vos collègues.C. Pas urgent ni important. Comme ce n'est pas très urgent, les choses sont souvent mises de côté pendant un certain temps, car... vous pourriez être occupé par d’autres tâches importantes, plus urgentes et moins importantes. Le danger est que ces tâches deviennent soudainement très urgentes. Terminez toutes les tâches à temps sans permettre aux tâches non urgentes de devenir urgentes.D. Pas urgent ni important. Beaucoup d’entre nous se plaignent de ne pas avoir assez de temps, et pourtant nous passons beaucoup de temps à faire ces mêmes choses. Si vous avez vraiment besoin de les faire, consacrez-y le moins de temps possible. · Le principe 80/20 ou « règle de Pareto ». Il a été établi que les tâches de catégorie I fournissent 80 % du résultat avec 20 % d'effort (temps passé), et les tâches de catégorie II fournissent 20 % de réussite (résultats) avec 80 % du temps passé. Recommandations pratiques pour une planification efficace du temps : 1. Comprenez que la gestion du temps n'est pas un mythe. Quelle que soit votre organisation, une journée dure 24 heures. Le passage du temps ne change pas. Tout ce que nous pouvons réellement faire, c’est nous organiser de manière à pouvoir utiliser efficacement le temps dont nous disposons. 2. Déterminez où vous perdez votre temps. Beaucoup d’entre nous ne remarquent pas nos « sources de perte de temps ». Regardez et formez-vous une véritable image de l’utilisation du temps. C'est la première étape vers une planification efficace.3. Faites un plan pour votre journée de travail. Planifiez vos activités du lendemain la veille. Passez en revue votre liste avant de commencer votre journée. La liste doit être générale et placée sur une seule feuille, et non.