COME FARE TUTTO o pianificare in modo efficace il tempo Quante volte non hai abbastanza tempo per completare le attività lavorative? E perché la gestione del tempo rimane un compito così difficile? L’ostacolo più comune che affrontiamo quando pianifichiamo è la percezione del tempo. Pertanto, il primo passo verso la padronanza dell'arte della gestione del tempo è esaminare criticamente il modo in cui percepisci e gestisci il tuo tempo. Per analizzare come gestisci il tuo tempo, suggerisco di eseguire questo esercizio utilizzando il metodo della frase aperta 1. Cosa funziona a tuo favore? Continua le seguenti affermazioni nel modo più dettagliato possibile: Non importa quanto sono occupato, trovo il tempo per fare _________________________ So esattamente quanto tempo ho bisogno di fare____________________ Arrivo sempre al lavoro su __________________________ senza indugio Non sono mai in ritardo per __________________________________________ Sono sempre impegnato tra ___________________________ È più facile per me rispettare le scadenze quando ___________________________ Cose che delego facilmente ad altri_________________________Ora rivedi le tue risposte e determina quali nuove cose puoi imparare su te stesso. Chiediti perché sei bravo in questi compiti. Perché funziona? Fai certe cose perché ti piacciono? O perché li gestisci con successo? Stai cedendo alle pressioni esterne ("Se non lo faccio, verrò licenziato, quindi me ne occupo sempre") o ad atteggiamenti interni ("Se non lo faccio, non sarò felice di me stessa")? Chiediti cosa ti motiva a completare questi compiti. Tutti noi abbiamo ostacoli che ci impediscono di gestire il nostro tempo in modo efficace. Pertanto, è importante sapere cosa porta al suo spreco senza scopo. Forse un elenco delle principali fonti di perdita di tempo ti aiuterà a determinare le riserve di tempo. Esercizio 2. Fonti di perdita di tempo Classifica le fonti di perdita di tempo in ordine di importanza per te. Telefonate inutili. Internet: social network, chat, forum, giochi. Visitatori non programmati. Mancanza di pianificazione organizzativa altri Correzione di errori che avrebbero potuto essere evitati Indecisione Riunioni poco organizzate e non coordinate Disordine sulla scrivania Ora che hai visto quali fattori possono richiedere il tuo tempo, chiediti: “Cosa non funziona ?” Puoi svolgere questo esercizio in forma libera oppure utilizzare le frasi non finite riportate di seguito. Esercizio 3. Cosa non funziona? Continuare con le seguenti affermazioni. Fornire quanti più esempi possibili. Non ho mai tempo per _________________________________ Trascorro troppo tempo su _________________________________ Non ho obiettivi chiaramente definiti per ______________________ Sono disposto e in grado di studiare tutto il giorno ________________________________________ Sottovaluto sempre il tempo necessario per _______________________ Io sempre rimandare l'inizio __________________________________________________________ Sono spesso in ritardo ________________________________________________ Risposte all'esercizio "Cosa non funziona?" diventerà un elenco di ciò che devi correggere. Fai spesso riferimento a questo elenco per determinare quanta strada hai fatto verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi. A volte i tuoi risultati sono peggiori in alcuni compiti rispetto ad altri, non perché ti mancano le competenze, ma a causa delle preferenze personali e delle condizioni specifiche in cui devi esibirti. questi compiti. Che tu te ne renda conto o no, tutti noi abbiamo determinate preferenze riguardo a quando e come svolgere compiti diversi.o affari. Quando prestiamo attenzione alle nostre preferenze, diventa molto più facile realizzare ciò che pianifichiamo. Esercizio 4: Le tue preferenze nel processo di gestione del tempo Scrivi il seguente elenco di alternative su un pezzo di carta e segna ciò che preferisci Nella maggior parte dei casi, I preferire: Lavorare indipendentemente dagli altri Lavorare in modo collaborativo in una squadra Concentrarsi su brevi periodi di tempo Concentrarsi per lunghi periodi di tempo Concentrarsi su una cosa alla volta Multitasking (fare più cose contemporaneamente) Programma di lavoro intenso Programma lento e facile Piani e prevedibilità Inaspettata e spontaneità Scadenze ravvicinate Molto tempo per completare un'attività Prendersi molto tempo per pensare al completamento di un'attività Prendere decisioni rapide Non c'è niente di giusto o sbagliato nelle risposte a queste domande. L'importante è che le tue risposte possano aiutarti a comprendere meglio le ragioni dietro ciò che funziona e ciò che non funziona per te. Queste informazioni ti aiuteranno a pianificare un programma per il completamento delle attività lavorative che sarà più accettabile ed efficace per te. Metodi di pianificazione Esistono molti metodi di pianificazione del tempo. Prima di tutto, ti suggerisco di considerare i più comuni: · Metodo di pianificazione semplice. Tutte le cose che devono essere fatte vengono registrate in un diario o in un organizer non appena arrivano. Le attività vengono solitamente pianificate in una colonna e numerate. · Metodo di pianificazione prioritario. Questo metodo è molto simile al precedente. La differenza è che le cose sono classificate in base all'importanza e all'urgenza. · Il metodo dei “sei compiti”. Tutte le cose che devono essere fatte nel prossimo futuro vengono scritte. Da questi vengono selezionati i 6 più importanti da fare domani. Numera i tuoi compiti in ordine decrescente di importanza e scrivili nel tuo diario. Al mattino, inizia a fare le cose in ordine di importanza · Metodo di D. Eisenhower. A seconda del grado di importanza e urgenza, le attività sono raggruppate in quattro blocchi principali: A, B, C, D. Attività A - urgenti/importanti Attività B - urgenti/non importanti Attività C - non urgenti/importanti Attività D - non urgenti /non importante . R. I compiti urgenti e importanti devono essere completati prima e in modo indipendente. Non sono mai delegati ad altri.B. Compiti urgenti e non importanti. Se questo non è così importante, ma deve comunque essere completato con molta urgenza, allora questi compiti possono essere delegati a uno dei tuoi colleghi.C. Non urgente o importante. Dato che non è molto urgente, spesso le cose vengono messe da parte per un certo periodo, perché... potresti essere impegnato con altri compiti importanti, più urgenti e meno importanti. Il pericolo è che all’improvviso questi compiti diventino molto urgenti. Completare tutte le attività in tempo evitando che le attività non urgenti diventino urgenti.D. Non urgente o importante. Molti di noi si lamentano di non avere abbastanza tempo, eppure ne passiamo molto tempo facendo proprio queste cose. Se hai davvero bisogno di farli, dedica loro il minor tempo possibile · Il principio 80/20 o "Regola di Pareto". È stato stabilito che i compiti della categoria I forniscono l'80% del risultato con il 20% dello sforzo (tempo impiegato) e i compiti della categoria II forniscono il 20% del successo (risultati) con l'80% del tempo impiegato. Raccomandazioni pratiche per una pianificazione temporale efficace: 1. Comprendi che la gestione del tempo non è un mito. Non importa quanto tu sia organizzato, ci sono 24 ore in un giorno. Lo scorrere del tempo non cambia. Tutto ciò che possiamo fare davvero è organizzarci in modo tale da poter utilizzare efficacemente il tempo che abbiamo. 2. Scopri dove stai sprecando il tuo tempo. Molti di noi non notano le nostre “fonti di perdita di tempo”. Osserva e forma la tua immagine reale dell'uso del tempo. Questo è il primo passo verso una pianificazione efficace.3. Pianifica la tua giornata lavorativa. Pianifica le attività del giorno successivo la sera prima. Rivedi la tua lista prima di iniziare la giornata. L'elenco dovrebbe essere generale e posizionato su un foglio, e non.